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Afin de remplir avec le R.D. 171/04 du 30 janvier par celui qui se développe l’article 24 de la Loi 31/95 de Prévention de Risques de Travail, en objet de Coordination d’Activités Commerciales, Ibernex a développé le nouveau Module de Contrats; Coordination d’Activités Commerciales (CAC), et Pikolin a été la première compagnie qui a fait confiance dans le module de contrats.

Le module de contrats est orienté au control des documents des enterprises subcontratés et, en particulier, des documents de ses employés et vehices. Grâce a cela, est assuré en tout momento que les contrats externes seulement aient accès s’ils ont les documents en règle.

Certains des documents nécessaires sont : Un certificat négatif de découverts à la Sécurité sociale, des documents officiels relatifs à la Sécurité sociale des travailleurs salariés que l’entreprise a comme affiliés, une liste de Fiches de Sécurité des Produits Chimiques qu’ils apportent aux installations, évaluation de Risques et la planification de l’activité préventive du poste de travail à dégager pour l’œuvre ou le service contractuel …Permet definir les oeuvres presentes et futures ou les actions de maintient nécessaire, quelles enterprises ont été subcontratés pour quoi faire, quels travailleurs et véhicules vont faire les travaux et, le plus important, quels documents doivent être au courant pour faire les travaux. Si un travailleur ou véhicule n’ont pas les documents au jour, será denié l’accès à l’enterprise.

Pour accélérer la soumission de la documentation, la licence comprend un portail Web, qui permet aux entreprises de gérer tous les documents sous-traitance électronique. Pour la sécurité, les documents envoyés par voie électronique doivent être validées par un superviseur de l’entreprise contractante, qui acceptera ou rejeter. Des employés externes ne peuvent pas accéder à l’installation jusqu’à ce que toute la documentation est validée.

En plus de vérifier toute cette documentation, vous pouvez examiner le statut des entités actuelles et générer des rapports personnalisés. Il y a cinq rapports par défaut:

  • Participation aux travaux: Résumé de l’état des différents sous-traitants.
  • Entités étatiques affiche un résumé des sous-traitants, ce qui indique: les documents doivent avoir pour chacun d’eux; erreurs dans la documentation, le cas échéant; et si elle est active.
  • Documents entités actives: Liste des documents téléchargés par des sous-traitants.
  • Documents actuels: Affiche uniquement en cours pour chacun des documents entités.
  • Documents historiques: Relations avec tous les documents sur le système.

Ce nouveau module a une série de fonctionnalités:

  • Il fonctionne dans un environnement web, pour les entreprises sous-traitantes et le client serveur.
  • Chaque entreprise sous-traitante charge sa propre documentation par voie télématique, pour l’avoir toujours au courant.
  • Le nouveau modèle classe d’une forme logique les documents actuels et historiques.
  • Il permet d’effacer des documents expirés après un temps configurable.
  • Il annonce aux contrats et sous-traites au moyen des e-mails automatiques quand la documentation a été validée, repoussée ou a expiré.
  • Il exporte information aux formats PDF et EXCEL.
  • Il existe la possibilité de personnaliser le web et les rapports.
  • Il facilite l’obligation de l’entreprise Titulaire d’échange d’information au pouvoir décharger d’une forme exclusive les documents, en s’acquittant avec le R.D. 171/04.
  • Gestion des entreprises et de ses travailleurs.
  • Gestion de la durée des œuvres.
  • Configurable pour quelques langues.
  • Il garantit l’accomplissement de la LOPD: La documentation requise peut seulement être vue par les responsables de l’entreprise sous-traitante (qui sont ceux qui la montent) et les administrateurs de l’entreprise contractante (qui sont ceux qui la valident).
  • L’accès au web personnalisé au moyen d’utilisateur et mot de passe.
  • Possibilité d’être achetées avec le module d’Accès (NX0421), par lequel on pourra permettre ou automatiquement repousser l’accès des employés en sous-traitance aux entreprises ou à différentes zones de celle-ci.
  • Une simple observation permet de savoir l’état des documents en dépendant de sa couleur:
    • Rouge: Documentation erronée, pas chargée, expirée, sans accès.
    • Noir: Documentation correcte et validée.
    • Bleu: Documentation sans valider.

Pikolin a été la première société à compter sur cette solution innovante d’Ibernex dans sa nouvelle usine à Saragosse, ce qui permet aux utilisateurs de gérer facilement la documentation claire de leurs sous-traitants.

Depuis Ibernex nous sommes ravis de faire progresser le développement de produits pour couvrir tous les besoins de nos clients, à la fois la santé et de l’industrie ou de tout autre secteur.

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