En un hospital o una residencia, cada minuto cuenta. Los profesionales sanitarios trabajan en entornos donde la rapidez en la toma de decisiones y la disponibilidad de los recursos pueden marcar la diferencia en la calidad asistencial. Sin embargo, existe un problema que, aunque pasa desapercibido en el día a día, tiene un importante impacto económico y operativo: la falta de trazabilidad de materiales y medicamentos.
Es habitual pensar que los principales costes de un centro sanitario están relacionados con la compra de equipamiento, el mantenimiento de las instalaciones o la incorporación de nuevas tecnologías. Sin embargo, existe un coste mucho más difícil de identificar porque no aparece reflejado en una factura: el tiempo que los profesionales dedican a localizar equipos, los recursos que permanecen infrautilizados por desconocer su ubicación o las pérdidas derivadas de una gestión poco eficiente del inventario.
Cuando una bomba de infusión no aparece donde debería estar, una silla de ruedas tarda varios minutos en localizarse o un carro de curas se encuentra en otra planta sin que nadie lo sepa, el problema no es únicamente organizativo. Cada una de estas situaciones genera retrasos, incrementa la carga de trabajo de los profesionales y puede terminar provocando compras innecesarias de equipos que, en realidad, ya estaban disponibles dentro del propio centro.
La trazabilidad de materiales permite eliminar esta incertidumbre. Gracias a las tecnologías de localización en interiores y a la monitorización en tiempo real de los activos, hospitales y residencias pueden conocer en todo momento dónde se encuentra cada recurso, optimizando su utilización y mejorando tanto la eficiencia operativa como la seguridad asistencial.
La trazabilidad de materiales, un reto diario en cualquier centro sanitario
Los hospitales y residencias gestionan diariamente cientos o incluso miles de activos móviles. Algunos son de uso clínico, otros forman parte de la infraestructura asistencial, pero todos ellos tienen algo en común: deben estar disponibles cuando se necesitan.
Entre los recursos que forman parte del funcionamiento habitual de un centro encontramos:
- Bombas de infusión
- Desfibriladores
- Monitores de constantes
- Camas hospitalarias
- Sillas de ruedas
- Grúas para movilización de pacientes
- Carros de medicación y de curas
- Equipos electromédicos
- Dispositivos de diagnóstico
- Material técnico de apoyo
- Medicamentos
Aunque estos activos representan una inversión muy importante para cualquier organización sanitaria, en muchos casos la trazabilidad de materiales y su localización continúa dependiendo de registros manuales, llamadas entre departamentos o, simplemente, del conocimiento de los propios profesionales.
Un dispositivo puede haber sido trasladado a otra planta tras una intervención, permanecer almacenado en un almacén auxiliar o encontrarse en una habitación donde ya no está siendo utilizado. Mientras tanto, otro profesional puede estar recorriendo distintas unidades intentando localizar exactamente ese mismo recurso.
Puede parecer una situación puntual, pero cuando esta dinámica se repite varias veces al día y afecta a decenas de profesionales, el impacto operativo resulta considerable.
Cada búsqueda supone:
- tiempo que deja de dedicarse a la atención del paciente
- interrupciones en la actividad asistencial
- desplazamientos innecesarios entre plantas y servicios
- retrasos en procedimientos clínicos
- menor productividad de los equipos
La falta de control sobre los activos no solo afecta al trabajo diario del personal sanitario. También repercute directamente en la gestión económica del centro.
Entre las consecuencias más habituales destacan:
Compras duplicadas
Cuando un equipo no aparece, la solución más rápida suele ser adquirir otro. Semanas después, el dispositivo «perdido» vuelve a aparecer.
Recursos infrautilizados
Muchos equipos permanecen durante horas o incluso días sin utilizarse simplemente porque otros departamentos desconocen que están disponibles. La trazabilidad de materiales permite redistribuir mejor los recursos y aumentar su nivel de utilización.
Inventarios poco precisos
Realizar inventarios manuales requiere tiempo y, además, ofrece una fotografía puntual que rápidamente deja de estar actualizada.
Mayor riesgo de pérdidas
Cuanto menor es el control sobre los movimientos de un activo, mayores son las probabilidades de extravío o desaparición.
Sistema de control de medicamentos
Cuando hablamos de medicamentos, la trazabilidad adquiere una importancia todavía mayor
Si el control de materiales resulta fundamental para mejorar la eficiencia operativa, la gestión de los medicamentos requiere un nivel de trazabilidad aún más exigente. No solo por su valor económico, sino por el papel que desempeñan en la seguridad del paciente.
Muchos hospitales gestionan diariamente medicamentos de alto coste, tratamientos personalizados o fármacos que requieren condiciones específicas de conservación y almacenamiento.
En estos casos, conocer exactamente dónde se encuentra cada unidad y disponer de un registro completo de sus movimientos deja de ser una cuestión organizativa para convertirse en un elemento clave de la calidad asistencial.
Su gestión implica controlar aspectos como:
- disponibilidad de stock
- ubicación exacta
- movimientos entre servicios
- fechas de caducidad
- reposición
- consumo
Cuando estos procesos dependen exclusivamente de registros manuales, aumenta el riesgo de incidencias que pueden afectar tanto a la organización como a la atención al paciente.
La incorporación de sistemas de trazabilidad de medicamentos permite conocer el recorrido completo de cada medicamento desde su almacenamiento hasta su utilización.
Además, disponer de información actualizada ayuda a los responsables de farmacia a planificar mejor las compras, reducir desperdicios y optimizar los recursos disponibles.
La trazabilidad convierte la información en una herramienta para gestionar mejor
Materiales, equipos y medicamentos forman parte de un mismo ecosistema. La transformación digital ha permitido que la localización de activos deje de depender de procesos manuales.
Hoy es posible conocer la ubicación de materiales y equipos prácticamente en tiempo real gracias a tecnologías de identificación y localización en interiores.
Cada activo incorpora un identificador que permite registrar automáticamente sus movimientos dentro del edificio.
De esta forma, los profesionales pueden consultar desde una plataforma única:
- dónde se encuentra un determinado equipo
- en qué servicio está siendo utilizado
- cuándo fue su último movimiento
- si está disponible para su uso
- si ha abandonado una zona autorizada
Esta información proporciona una visión completa de todos los recursos del centro y facilita una toma de decisiones mucho más ágil.
Disponer de una plataforma capaz de ofrecer información en tiempo real sobre todos los activos facilita una gestión mucho más eficiente de hospitales y residencias.
La digitalización de los centros sanitarios no consiste únicamente en incorporar nuevas herramientas tecnológicas. Su verdadero objetivo es facilitar el trabajo de los profesionales para que puedan dedicar más tiempo a aquello que realmente aporta valor: la atención a las personas.
En Ibernex desarrollamos soluciones de localización en interiores y trazabilidad de materiales que permiten a hospitales y residencias conocer en tiempo real la ubicación de materiales, equipos y medicamentos, mejorando la eficiencia operativa, reduciendo pérdidas y reforzando la seguridad durante todo el proceso asistencial.
En un entorno donde cada recurso cuenta y donde la optimización de los procesos es cada vez más importante, disponer de información precisa deja de ser una ventaja competitiva para convertirse en una necesidad. Porque gestionar mejor no siempre significa disponer de más recursos, sino aprovechar al máximo los que ya existen.
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